Aplikasi Arton Reimburse: Klaim Biaya dengan Pindai Struk, Uang Muka Dinas, Persetujuan Berjenjang, dan Pembayaran

Aplikasi ini dikelola di server ArtonLabs: harga sudah termasuk biaya hosting/server tahun pertama.

Arton Reimburse adalah aplikasi klaim biaya dan penggantian (reimbursement) untuk perusahaan, organisasi, tim lapangan, dan lembaga pendidikan. Karyawan memotret struk dari HP dan isiannya terbaca otomatis. Struk dikumpulkan dalam laporan klaim yang disetujui berjenjang oleh atasan, direktur untuk nilai besar, lalu keuangan. Uang muka perjalanan dinas dicairkan dan dipertanggungjawabkan dalam aplikasi yang sama, dan keuangan membayar per batch dengan file transfer bank serta jurnal akuntansi yang siap diimpor.

Sorotan

• Pindai struk tanpa layanan luar: foto dari kamera HP atau unggah JPG/PNG/PDF. Penjual, tanggal, total, PPN/PB1, dan NPWP penjual dibaca di server Anda sendiri (OCR offline), lalu kategori diusulkan dari kata kunci struk. Hasilnya tetap diperiksa karyawan, dan lokasi GPS di foto dibuang otomatis.
• Kebijakan yang dijaga otomatis: struk wajib di atas ambang tertentu, umur struk maksimal, batas per transaksi dan per bulan setiap kategori, deteksi duplikat (struk yang sama, atau tanggal, jumlah, dan penjual yang sama), serta penandaan tanggal di masa depan.
• Jenis biaya lengkap: biaya biasa, kilometer kendaraan pribadi (jarak × tarif), uang harian dinas (hari × tarif), mata uang asing (× kurs), serta biaya yang dibayar dengan kartu atau kas perusahaan (dilaporkan, tidak diganti).
• Persetujuan berjenjang: atasan langsung, direktur untuk laporan di atas ambang nilai besar, lalu keuangan. Penyetuju dapat mengembalikan laporan untuk revisi, menolaknya, atau menolak baris biaya tertentu dengan alasan. Tidak ada yang bisa menyetujui atau membayar klaimnya sendiri.
• Uang muka dinas: pengajuan, persetujuan, pencairan, dan pertanggungjawaban lewat laporan klaim. Selisihnya dibayar ke karyawan atau dicatat sebagai pengembalian, dan uang muka yang terlambat diingatkan.
• Pembayaran & akuntansi: pembayaran batch, file transfer bank CSV, ekspor Excel biaya rinci (termasuk PPN dan NPWP penjual), serta jurnal akuntansi CSV (debit beban per kategori dan departemen, kredit kas/bank dan uang muka).
• Anggaran & analitik: anggaran bulanan per departemen dan anggaran proyek, biaya per kategori, departemen, proyek, karyawan, dan penjual, serta tren bulanan.
• Jejak lengkap: timeline setiap laporan dan uang muka, pemberitahuan setiap keputusan dan pembayaran, PDF laporan beserta lampiran struk, dan log aktivitas.

Cara kerja

1. ArtonLabs memasang aplikasi di domain atau subdomain Anda, lalu bersama Anda menyiapkan kategori dan batas kebijakan, departemen dan anggaran, proyek, kode akun jurnal, serta mengimpor karyawan beserta penyetuju dan rekeningnya.
2. Karyawan memotret struk setiap kali bertransaksi, lalu mengajukan laporan klaim setelah perjalanan atau kegiatan selesai.
3. Atasan, direktur, dan keuangan memutuskan dari menu Persetujuan.
4. Keuangan membayar laporan yang disetujui per batch, mengunggah file transfer ke internet banking, dan mengekspor jurnal ke software akuntansi.

Cocok untuk

• Perusahaan dan konsultan dengan banyak perjalanan dinas atau tim lapangan.
• Organisasi, yayasan, dan lembaga pendidikan yang masih memakai formulir kertas atau foto struk lewat chat.
• Tim keuangan yang ingin klaim tertib, terkontrol anggarannya, dan siap diaudit.

Yang Anda dapatkan

• Aplikasi web siap pakai yang dipasang dan dikonfigurasi ArtonLabs, berbahasa Indonesia dan English, nyaman di HP untuk memotret struk.
• Tujuh peran — pemilik, admin, keuangan, direktur, atasan, auditor, karyawan — dengan hak akses yang dapat diubah.
• Panduan per peran di dalam aplikasi dengan tangkapan layar asli.
• API REST /api/v1 terdokumentasi untuk menghubungkan sistem lain.
• Keamanan bawaan: CAPTCHA setelah 3 kali gagal masuk, struk tersimpan privat, dan pemisahan tugas antara pengaju, penyetuju, dan pembayar.

Layanan dan biaya

• Biaya awal mencakup pemasangan & pengaturan awal oleh ArtonLabs (termasuk impor karyawan dan penyetuju, kategori dan batas kebijakan, departemen dan anggaran, proyek, serta kode akun jurnal), pelatihan singkat, serta server, maintenance, dan dukungan tahun pertama; besarnya tertera di kotak harga halaman ini.
• Mulai tahun kedua ada biaya perpanjangan tahunan (wajib agar layanan tetap berjalan) sesuai kotak harga: server & HTTPS, backup rutin (termasuk berkas struk), pembaruan versi, perbaikan bug, dan dukungan teknis via cs@artonlabs.com.
• Aplikasi berjalan di server yang dikelola ArtonLabs dan dipakai lewat browser; tidak ada unduhan atau pemasangan mandiri.
• Memakai domain Anda sendiri; bila belum punya, mendapat subdomain ArtonLabs gratis.
• Data tetap milik Anda; bila layanan tidak diperpanjang, aplikasi dihentikan dan seluruh data diserahkan dalam bentuk ekspor.
• Tidak ada biaya per karyawan, per klaim, atau per struk yang dipindai dari ArtonLabs.

Pertanyaan umum

Apakah foto struk dikirim ke layanan luar untuk dibaca?
Tidak. Pembacaan struk berjalan di server aplikasi Anda. Hasilnya berupa usulan yang tetap diperiksa karyawan; struk yang buram, terlipat, atau ditulis tangan mungkin perlu diisi manual.

Apakah aplikasi terhubung langsung ke bank atau kartu kredit perusahaan?
Belum. Pembayaran dicatat di aplikasi dan file transfer CSV diunggah ke internet banking. Biaya dengan kartu perusahaan dicatat sebagai "dibayar perusahaan".

Bagaimana bila karyawan memakai struk yang sama dua kali?
Aplikasi menandai kemungkinan duplikat, baik berkas struk yang sama persis maupun tanggal, jumlah, dan penjual yang sama, sehingga penyetuju dapat menolaknya.

Bisakah jurnal masuk ke software akuntansi kami?
Ya, lewat ekspor CSV berisi tanggal, nomor bukti, kode akun, departemen, keterangan, debit, dan kredit. Kode akun diatur per kategori. Belum ada sinkron otomatis.

Apakah terhubung dengan penggajian?
Kategori yang merupakan tunjangan dapat ditandai agar diteruskan ke penggajian (mis. Arton HR) sebagai penyesuaian. Pembayaran juga dapat dicatat "bersama gaji".