Aplikasi Arton e-Office: Persuratan Dinas, Disposisi Berjenjang, dan Tanda Tangan QR

Aplikasi ini dikelola di server ArtonLabs: harga sudah termasuk biaya hosting/server tahun pertama.

Arton e-Office adalah aplikasi tata naskah dinas elektronik untuk kampus, sekolah, yayasan, perusahaan, dan instansi. Surat masuk diregistrasi beserta pindaiannya dan langsung tiba di meja pimpinan, lalu didisposisikan berjenjang dengan instruksi, batas waktu, dan laporan tindak lanjut. Surat keluar dan nota dinas disusun dari template, diparaf berurutan, lalu ditandatangani; nomor terbit otomatis sesuai format instansi dan PDF final memuat QR yang bisa dipindai penerima untuk memastikan naskah itu asli. Semua naskah terklasifikasi dan masuk arsip dengan jadwal retensi.

Sorotan

• Meja surat satu layar: daftar "perlu tindakan" (paraf, tanda tangan, disposisi, surat baru), surat masuk, surat keluar, nota dinas, dan draf, dengan panel baca di samping. Derajat kecepatan tampil sebagai tepi berwarna, sifat dan derajat sebagai cap.
• Surat masuk: registrasi pengirim, nomor dan tanggal surat asal, ringkasan, klasifikasi, sifat (biasa/terbatas/rahasia), derajat (biasa/segera/sangat segera), tujuan, tembusan, dan pindaian; nomor agenda terbit otomatis.
• Disposisi berjenjang: pimpinan memilih jabatan tujuan, instruksi bercentang, batas waktu, dan catatan; penerima meneruskan ke bawahan atau melaporkan tindak lanjut dengan lampiran. Lembar disposisi berbentuk pohon dengan status dibaca dan hitung mundur batas waktu, ditambah pengingat otomatis.
• Surat keluar & nota dinas: template, pratinjau lembar surat saat mengetik, tembusan internal dan eksternal, paraf berurutan dengan catatan perbaikan, penanda tangan atas nama (a.n.) jabatan lain.
• Tanda tangan elektronik internal + QR: penanda tangan mengonfirmasi dengan kata sandi, nomor terbit otomatis, PDF berkop dibuat dengan QR verifikasi dan sidik SHA-256. Penerima memindai QR tanpa login dan dapat mencocokkan berkas PDF yang diterimanya.
• Penomoran sesuai instansi: format per jenis naskah, per unit, dan per klasifikasi (nomor urut, kode unit, kode klasifikasi, kode sifat, bulan romawi, tahun), diulang tiap tahun atau bulan, aman dari nomor ganda.
• Struktur organisasi nyata: unit dan jabatan berjenjang, pejabat Plt./Plh. berjangka yang ikut menandatangani dengan keterangannya, dan delegasi paraf/disposisi saat cuti.
• Naskah rahasia terjaga: hanya terbuka bagi pihak yang terlibat; tidak muncul di pencarian dan laporan orang lain, dan perihalnya disembunyikan di halaman verifikasi publik.
• Arsip & laporan: klasifikasi arsip dan jadwal retensi, pencarian arsip, daftar retensi yang jatuh tempo, buku agenda surat masuk dan keluar, rekap disposisi tepat waktu; ekspor PDF dan Excel.
• Pemberitahuan di aplikasi, email, dan Telegram (bot milik instansi Anda).

Cara kerja

1. ArtonLabs memasang aplikasi dan bersama Anda menyiapkan struktur unit dan jabatan, klasifikasi arsip, format nomor, template, dan kop surat.
2. Bagian tata usaha meregistrasi surat masuk; pimpinan mendisposisikan, staf menindaklanjuti dan melapor.
3. Staf menyusun surat keluar, pejabat memaraf berurutan, pimpinan menandatangani; nomor dan QR terbit otomatis.
4. Arsiparis mengarsipkan naskah yang selesai; pimpinan memantau dasbor dan laporan kapan saja.

Cocok untuk

• Perguruan tinggi swasta, sekolah, dan yayasan yang membutuhkan tata naskah dinas rapi.
• Perusahaan dan organisasi dengan surat-menyurat resmi, nota dinas internal, dan rantai persetujuan berjenjang.
• Unit kerja yang ingin disposisi pimpinan tidak tertahan di meja dan terpantau batas waktunya.
• Instansi yang ingin penerima surat dapat memeriksa keaslian naskah sendiri lewat QR.

Yang Anda dapatkan

• Aplikasi web siap pakai yang dipasang dan dikonfigurasi ArtonLabs, berbahasa Indonesia dan English, nyaman di browser ponsel, dengan mode gelap.
• Enam peran (pemilik, admin, pimpinan, sekretaris/TU, staf, arsiparis) dengan hak akses yang dapat diubah, linimasa per naskah, dan log aktivitas.
• Panduan per peran di dalam aplikasi dengan tangkapan layar asli.
• API REST /api/v1 terdokumentasi.
• Keamanan bawaan: CAPTCHA setelah 3 kali gagal masuk, akses naskah diperiksa di server, lampiran dan PDF tidak bisa dibuka tanpa hak, tanda tangan ditolak saat admin "masuk sebagai" pengguna lain, token Telegram tersimpan terenkripsi.

Layanan dan biaya

• Biaya awal mencakup pemasangan & pengaturan awal oleh ArtonLabs (struktur organisasi, klasifikasi, format nomor, kop surat, pengguna), pelatihan singkat, serta server, maintenance, dan dukungan tahun pertama; besarnya tertera di kotak harga halaman ini.
• Mulai tahun kedua ada biaya perpanjangan tahunan (wajib agar layanan tetap berjalan) sesuai kotak harga: server & HTTPS, backup rutin, pembaruan versi, perbaikan bug, dan dukungan teknis via cs@artonlabs.com.
• Aplikasi berjalan di server yang dikelola ArtonLabs dan dipakai lewat browser; tidak ada unduhan atau pemasangan mandiri.
• Memakai domain Anda sendiri; bila belum punya, mendapat subdomain ArtonLabs gratis.
• Data tetap milik Anda; bila layanan tidak diperpanjang, aplikasi dihentikan dan seluruh data diserahkan dalam bentuk ekspor.

Pertanyaan umum

Apakah tanda tangannya setara tanda tangan elektronik tersertifikasi?
Tidak. Arton e-Office memakai tanda tangan elektronik internal: penanda tangan login dan mengonfirmasi dengan kata sandi, seluruh langkah tercatat, PDF diberi sidik SHA-256 dan QR verifikasi. Aplikasi tidak terhubung ke penyelenggara sertifikat elektronik (PSrE/BSrE).

Apakah terhubung dengan SRIKANDI?
Tidak. Arton e-Office berdiri sendiri; ekspor buku agenda dan arsip tersedia dalam PDF dan Excel.

Bagaimana jika pimpinan sedang cuti?
Pimpinan dapat mendelegasikan paraf dan disposisi kepada pejabat lain untuk periode tertentu, dan admin dapat menunjuk Plt. atau Plh. yang berwenang menandatangani dengan keterangan jabatannya.

Apakah format nomor bisa mengikuti aturan instansi kami?
Bisa. Format diatur per jenis naskah, unit, dan klasifikasi dengan unsur nomor urut, kode unit, kode klasifikasi, kode sifat, bulan, dan tahun; contoh nomor tampil saat Anda mengetik.

Siapa yang bisa membuka surat rahasia?
Hanya pihak yang terlibat (penyusun, pemaraf, penanda tangan, penerima, tembusan, penerima disposisi) dan pemegang hak khusus. Surat rahasia tidak muncul di pencarian, arsip, atau laporan pengguna lain.