Aplikasi Arton Procurement: Pengadaan Barang & Jasa dengan PR, RFQ, Tabulasi Penawaran, PO Berjenjang & Portal Vendor

Aplikasi ini dikelola di server ArtonLabs: harga sudah termasuk biaya hosting/server tahun pertama.

Arton Procurement merapikan pengadaan barang dan jasa di perusahaan, yayasan, sekolah, dan organisasi lain tanpa berkas dan email yang tercecer. Unit kerja mengajukan permintaan pembelian (PR) yang disetujui berjenjang menurut nilai; tim pengadaan mengirim RFQ ke vendor terpilih, vendor menawar lewat portal sampai batas waktu, harga dibandingkan per baris dalam tabulasi, lalu pemenang ditetapkan dan PO dibuat, disetujui, dan dikirim. Gudang mencatat barang yang diterima, keuangan mencocokkan tagihan dengan PO dan penerimaan sebelum membayar, dan kinerja setiap vendor terekam untuk pengadaan berikutnya.

Sorotan

• Persetujuan berjenjang menurut nilai: atur tingkat (misalnya manajer untuk semua nilai, direktur di atas nilai tertentu) secara terpisah untuk PR dan PO; jalur persetujuan terlihat sebelum dokumen diajukan.
• Pemisahan tugas otomatis: pemohon dan pembuat tidak bisa menyetujui dokumennya sendiri, satu orang hanya menyetujui satu tingkat, pembuat PO tidak mencatat penerimaannya, dan pencatat tagihan tidak menyetujui pembayarannya.
• RFQ dengan penawaran tertutup: undang vendor aktif, tetapkan batas waktu, dan harga penawaran tidak terlihat siapa pun sampai batas waktu lewat. Penawaran yang datang lewat kertas atau email tetap bisa dicatat staf.
• Tabulasi penawaran: harga termurah per baris ditandai dan dibandingkan dengan HPS, lengkap dengan total termasuk PPN, waktu kirim, syarat bayar, dan skor kinerja vendor. Alasan wajib diisi bila pemenang bukan harga termurah atau jumlah penawaran di bawah minimum. Tabulasi bisa diekspor ke Excel.
• Purchase order: dibuat otomatis dari hasil penetapan atau sebagai PO langsung, dengan potongan, PPN, ongkos kirim, dan ketentuan; dokumen PDF siap dikirim, dan vendor mengonfirmasi lewat portal.
• Penerimaan barang: jumlah diterima baik dan ditolak per baris, nomor surat jalan, pemantauan PO terlambat, dan penilaian kualitas, ketepatan, serta layanan vendor.
• Pencocokan tiga arah: tagihan vendor otomatis dicocokkan dengan PO dan barang yang sudah diterima; tagihan yang melebihi ditahan sampai barangnya datang. Pembayaran bisa bertahap dan tidak pernah melebihi sisa tagihan.
• Pemantauan pembayaran: sisa utang, tagihan yang perlu disetujui, grafik tagihan dan pembayaran per bulan, serta umur utang.
• Portal vendor: vendor hanya melihat RFQ yang mengundangnya, menawar dan merevisi sampai batas waktu, mengonfirmasi PO, mengirim tagihan berlampiran faktur, memantau pembayaran, dan memperbarui kontak serta dokumen legal. HPS dan harga pesaing tidak pernah ditampilkan, dan rekening bank vendor hanya diubah tim pengadaan.
• Data vendor yang terjaga: kategori, dokumen legal dengan tanggal kedaluwarsa, status aktif, ditangguhkan, atau daftar hitam, NPWP dan rekening yang disamarkan bagi peran yang tidak berhak, serta skor kinerja.
• Laporan: belanja per bulan, vendor, dan departemen, penghematan terhadap HPS, rata-rata waktu dari PR sampai PO disetujui, ketepatan kirim, dan peringkat vendor. Anggaran per departemen ikut dipantau.
• Laman depan untuk calon vendor: penjelasan alur, akses portal, dan formulir pendaftaran vendor yang masuk ke daftar calon vendor.
• Integrasi opsional Arton Accounting: tagihan dan pembayaran dikirim sebagai jurnal (persediaan dan PPN masukan, utang usaha, kas/bank) ke Arton Accounting milik Anda tanpa jurnal ganda; pembatalan dikirim sebagai jurnal balik.

Cara kerja

1. ArtonLabs memasang aplikasi, menyiapkan profil organisasi, matriks persetujuan, departemen dan anggaran, serta akun staf.
2. Unit kerja mengajukan PR; manajer dan direktur menyetujuinya sesuai nilai.
3. Tim pengadaan mengirim RFQ, vendor menawar di portal, lalu pemenang ditetapkan dari tabulasi dan PO dikirim setelah disetujui.
4. Gudang mencatat penerimaan, keuangan mencocokkan dan membayar tagihan, dan laporan memperlihatkan belanja serta kinerja vendor.

Cocok untuk

• Perusahaan dan UKM yang ingin pembelian lebih tertib dan terkendali.
• Yayasan, sekolah, rumah sakit swasta, dan organisasi nirlaba dengan pengadaan internal.
• Tim pengadaan yang ingin vendor menawar langsung tanpa berkas bolak-balik.

Yang Anda dapatkan

• Aplikasi web siap pakai yang dipasang ArtonLabs, berbahasa Indonesia dan English, nyaman di ponsel, dengan mode gelap.
• Peran Pemohon, Staf pengadaan, Manajer, Direktur, Keuangan, Gudang, Auditor, Vendor, dan Admin dengan hak akses yang dapat diubah; satu pengguna bisa memegang beberapa peran.
• Panduan per peran di dalam aplikasi dengan tangkapan layar asli, dan API REST /api/v1 terdokumentasi.
• Keamanan bawaan: CAPTCHA setelah 3 kali gagal masuk, akses data diperiksa di server, berkas vendor dan faktur tidak bisa diakses publik, nomor dokumen dan pembayaran dikunci agar tidak tumpang tindih, dan log aktivitas.

Layanan dan biaya

• Biaya awal mencakup pemasangan & pengaturan awal oleh ArtonLabs (profil organisasi, matriks persetujuan, departemen & anggaran, pengguna & peran, impor vendor awal bila disepakati), pelatihan singkat, serta server, maintenance, dan dukungan tahun pertama; besarnya tertera di kotak harga halaman ini.
• Mulai tahun kedua ada biaya perpanjangan tahunan (wajib agar layanan tetap berjalan) sesuai kotak harga: server & HTTPS, backup rutin, pembaruan versi, perbaikan bug, dan dukungan teknis via cs@artonlabs.com.
• Aplikasi berjalan di server yang dikelola ArtonLabs dan dipakai lewat browser oleh staf dan vendor; tidak ada unduhan atau pemasangan mandiri.
• Memakai domain Anda sendiri; bila belum punya, mendapat subdomain ArtonLabs gratis.
• Data tetap milik Anda; bila layanan tidak diperpanjang, aplikasi dihentikan dan seluruh data diserahkan dalam bentuk ekspor.

Pertanyaan umum

Apakah ini sistem e-tender pemerintah?
Bukan. Arton Procurement untuk pengadaan internal organisasi dan tidak terhubung dengan SPSE, e-Katalog, atau sistem pemerintah lain, meskipun memakai istilah yang lazim seperti HPS dan penawaran tertutup.

Bagaimana vendor ikut menawar?
Tim pengadaan membuatkan akun portal untuk vendor. Vendor yang diundang menerima email, masuk ke portal, dan mengisi harga per baris sampai batas waktu. Vendor juga bisa mendaftar lewat formulir di laman depan untuk diverifikasi.

Bisakah pemenang dipilih bukan yang termurah?
Bisa, per baris atau satu paket, asalkan alasannya ditulis. Alasan tersimpan dan terlihat oleh pemberi persetujuan PO dan auditor.

Apakah pembayaran dilakukan dari aplikasi?
Tidak. Pembayaran dilakukan lewat bank seperti biasa lalu dicatat di aplikasi; tidak ada payment gateway atau mutasi bank otomatis.

Apakah PDF PO sudah bertanda tangan elektronik?
Belum. PDF memuat nama penyetuju dan waktu persetujuan dari aplikasi, tetapi bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi.